All About School - The Complete Education Forum and Classifieds

Каждый, кто работает в библиотеке, знает, сколько времени отнимает не общение с читателями, а бумажная работа. Учётные журналы, таблицы и периодические расчёты требуют немало внимания. В свободные от обслуживания посетителей и проведения мероприятий часы необходимо переносить записи в таблицы, считать посещения и книговыдачу, сверять показатели. Для подготовки общего отчёта по нашей библиотечной системе мы собирали сведения из филиалов, отделов и пунктов выдачи, перепроверяли их и складывали сотни чисел. На эти подсчёты уходили дни, а неточность в одной цифре нередко сводила на нет уже сделанное.

Так у меня появилась идея разработать «Библиодневник». Разбираясь в ситуации, я всё яснее понимал, насколько важно избавить коллег от бесконечных вычислений. Вместо ручных расчётов библиотекарь должен заниматься своим основным делом — помогать читателям, а числа пусть считает компьютер. Постепенно сложилась идея электронного дневника — понятного инструмента, способного заменить стопки бумажных журналов. С 2017 года инструмент постепенно совершенствовался: его внедряли, испытывали и обновляли, пока он не превратился в полноценное приложение.

Программа позволяет учитывать главные показатели работы библиотеки, опираясь на структуру формы 6-НК и дополняя её там, где это нужно. Вместо бумажных таблиц сотрудник видит знакомые поля в электронном виде. При этом все подсчёты программа выполняет самостоятельно.

В первом разделе собираются сведения о читателях и посещениях. Здесь можно вести учёт детей, молодёжи, взрослых и пенсионеров, не забывая об отдельном учёте посетителей с ограниченными возможностями здоровья. Также фиксируется способ обращения: за книгой, в читальный зал, при выездном обслуживании либо дистанционно через интернет. Второй раздел предназначен для учёта печатных и электронных изданий, которые выданы читателям, а также оказанных справочных и консультационных услуг. В третьем разделе записываются занятия, как платные, так и бесплатные, и число посетивших их людей. В последнем, четвёртом разделе учитывается массовая работа библиотеки, включая встречи, выставки и праздничные события. В карточке мероприятия отражаются место, посещаемость, наличие платы и условия участия людей с ограниченными возможностями здоровья. Особенно важные мероприятия допускается выделять и снабжать пояснениями.

Главное достоинство «Библиодневника» для меня — автоматические расчёты. Приложение самостоятельно рассчитывает показатели за сутки, месяц, квартал и год. Объединить показатели подразделений библиотечной системы в один отчёт теперь можно буквально одним действием. Это позволяет руководству видеть показатели каждого подразделения рядом и сравнивать их между собой. То, что прежде требовало долгих часов подсчётов, теперь выполняется за минуты. Отчётные данные экспортируются в привычный табличный формат, поэтому перепечатывать их не требуется. Автоматические вычисления помогают избежать ошибок ручного счёта и получить согласованные итоговые значения.

Отдельного внимания заслуживает надёжность программы. Все сведения хранятся в защищённом облаке и доступны сотрудникам с различных компьютеров. При одновременной работе разных подразделений информация не теряется. Система поддерживает актуальность сведений по каждому филиалу и фиксирует, кто и когда вносил изменения. Если возникает вопрос, историю изменений можно проверить. Ежемесячное резервное копирование защищает сведения на случай неполадок с компьютером. Работать с программой можно как на обычном рабочем компьютере, так и на ноутбуке: установка быстрая, обновление автоматическое, а интерфейс понятен без специальной подготовки. Библиотекари самых разных возрастов освоили «Библиодневник» без особых трудностей, и сейчас он прочно вошёл в повседневную деятельность системы.

За время использования программа доказала свою эффективность в повседневной работе. Подготовка отчётов стала в несколько раз быстрее, а сведения о филиалах теперь всегда доступны. Руководители видят общую картину — от количества читателей до проведённых мероприятий. Главное изменение — сотрудники могут больше заниматься тем, ради чего существует библиотека: читателями, книгами и интересными событиями. Программа постепенно совершенствуется благодаря обратной связи от библиотекарей и новым возможностям. И мне кажется, это только начало большого пути. Тем, кто хотел бы подробнее познакомиться с этим опытом, может пригодиться дополнительная информация.

Для меня важно и приятно видеть, как созданный мной инструмент облегчает труд библиотекарей. Я убеждён: автоматизация должна не вытеснять человека, а помогать ему сосредоточиться на главном. А самое важное в библиотечной работе остаётся неизменным: общение, внимательное отношение к посетителям и любовь к чтению.